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ARCHIVE

Ce programme permet d'assurer la gestion de vos archives

Il offre la possibilité de classer les documents :
- par titre ;
- par rubrique ;
- par commune ;
- par source ;
- par type de document ;
- par rangement ;

Il offre également la possibilité, parmi les documents en votre possession, de savoir :
- ce qui a déjà été saisi ;
- ce qui est à saisir ;
- ce qui est à vérifier ;

Il permet dans une sorte de pense-bête, appelé notes diverses, de vous rappeler une tache à accomplir, comme, par exemple, envoyer un document à un correspondant.

Le programme accepte:
- un nombre illimité d'enregistrements ;
- la saisie de tout document en remplissant des champs pré formatés ;
- la modification des données saisies ;
- la suppression des données saisies ;
- l'impression des données saisies ou des données choisies par un mot-clé ;
- la recherche, soit par titre, soit par mot-clé, soit multi critères ;
- l'affichage, soit fiche après fiche, soit de tout le fichier ou d'une partie du fichier ;
- l'affichage d'une liste de travail qui permet, par un simple clic, de retrouver et de consulter directement le document dont il question dans la fiche ;

Avec le programme vous pouvez également :
- connaitre les mails envoyés et reçus, le destinataire et l'objet des mails ;
- utiliser des fiches d'autres utilisateurs du programme; elles seront intégrées directement dans votre fichier ;

Quelques impressions d'écran
 
 la feuille Menu

La feuille présente 10 icônes dont  la plupart sont doublées par un menu alphabétique
avec de gauche à droite :
- l'icône Lecture des fiches ;
- l'icône Liste de travail ;
- l'icône Recherches multiples ;
- l'icône Gestion des sources ;
- l'icône Courrier électronique ;
- l'icône Outils ;
- l'icône A propos ;
- l'icône Aide spécifique à la feuille ;
- l'icône Quitter
avec en bas à droite :
- l'icône Aide générale ;

La feuille Lecture des fiches

 

Cette feuille comprend 7 boutons disposés verticalement
- le bouton Archivage de la fiche, destinée à être envoyée par mail à un correspondant
- le bouton Aide, spécifique à la feuille
- le bouton Création d'une fiche
- le bouton Modification d'une fiche
- le bouton Suppression d'une fiche
- le bouton Recherche d'une fiche par son titre
- le bouton Quitter la feuille

Cette feuille comprend également 6 boutons (radio) disposés horizontalement permettant le classement des fiches
- le bouton Par titre
- le bouton Par rubrique
- le bouton Par sources
- le bouton Par commune
- le bouton Par type de document
- le bouton Par rangement

La lecture se fait fiche par fiche. On peut, sur d'autres feuilles, faire la lecture par défilement des fiches et double clic sur celle que l'on veut consulter.

La feuille Recherches multiples

 
 
 Si l'on divise cette feuille en 4 étages :

 
le 4e étage : un clic sur la loupe fait afficher le fichier complet

  l
e 3e étage : on saisit un mot-clé, on choisit le champ où il doit se trouver (ou dans toute la fiche) et on clique sur la loupe
 
le 2e étage : on choisit une valeur dans la rubrique de son choix et on clique sur la loupe
 
le 1e étage : on choisit une valeur dans une ou plusieurs rubriques et on clique sur la loupe
   
Prenons un exemple:
    Nous allons utiliser 'le 1er étage' (celui du bas)
    - dans le champ Rubrique, on fait défiler la liste et on clique sur États civils et états paroissiaux
    -
dans le champ Type de document, on fait défiler la liste et on clique sur Numérisé
    -
dans le champ Rangement, on fait défiler la liste et on clique sur Ordinateur
    Il vient (voir copie d'écran suivante : la liste des fiches)

La feuille Liste des fiches



Les 3 critères de recherche choisis apparaissent dans l'entête de cette feuille (entourés en rouge)

la liste de toutes les fiches répondant aux trois critères de recherche s'affichent. Nous en dénombrons 62 que l'on peut imprimer.

Si nous mettons en surbrillance, par un clic, la première fiche Actes Cateri (1790-1799) - N et que nous cliquons sur l'onglet Fiche,

Il vient (voir copie d'écran suivante : la liste de travail)

La feuille Liste de travail

On lit la fiche dans le détail
La feuille permet, par un clic, sur l'icône (ici en face du champ Rangement ) de visionner directement le document qu'il soit sur CD, dans l'ordinateur ou sur Internet
Remarque : les icônes changent selon le type de Document
Voir la copie d'écran suivante : les icônes du programme

Les icônes du programme

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